Modèle de convocation d'assemblée générale copropriété (gratuit, conforme loi ALUR)

Pourquoi la convocation d'AG est un document critique

La convocation à l'assemblée générale n'est pas une simple formalité administrative. C'est le point de départ légal de toute prise de décision en copropriété. Une convocation mal rédigée, envoyée trop tard ou incomplète peut entraîner l'annulation pure et simple des résolutions votées - même si tous les copropriétaires étaient présents et d'accord.

Pour un syndic bénévole, c'est donc le document sur lequel il ne faut pas improviser. La loi ALUR de 2014, complétée par le décret du 17 juin 2020, a renforcé et précisé les obligations en la matière. Ce guide vous explique tout ce qu'il faut savoir, et vous propose un modèle prêt à l'emploi.

Quand envoyer la convocation ?

La loi est claire : la convocation doit être reçue par chaque copropriétaire au minimum 21 jours avant la date de l'assemblée générale (article 9 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret de 2020).

Ce délai de 21 jours est un minimum légal, pas une recommandation. Il court à partir de la réception effective de la convocation, pas de la date d'envoi. Envoyez donc la convocation avec une marge suffisante pour absorber les délais postaux.

Exception : l'assemblée générale extraordinaire (AGE). En cas d'urgence - travaux rendus nécessaires par un sinistre, situation mettant en danger la sécurité des occupants - le délai peut être réduit. Mais cette réduction reste soumise à l'appréciation du juge en cas de contestation : mieux vaut documenter précisément le caractère d'urgence.

À noter : certaines copropriétés fixent dans leur règlement un délai plus long. Vérifiez votre règlement avant de planifier l'AG.

Que doit obligatoirement contenir la convocation ?

Une convocation d'AG conforme à la loi ALUR doit comporter les éléments suivants :

Les informations générales :

• Identité du syndicat des copropriétaires (nom de la copropriété, adresse)

• Nom et qualité de l'auteur de la convocation (syndic bénévole désigné)

• Date, heure et lieu de l'assemblée générale

• Si une 2e convocation est prévue (en cas de quorum non atteint) : sa date et son heure

L'ordre du jour complet : C'est le point le plus sensible. L'ordre du jour doit être exhaustif et précis. Toute question qui n'y figure pas ne peut pas être soumise au vote, sauf en cas de décisions urgentes d'une gravité extrême. Chaque point doit être libellé clairement, en indiquant les résolutions soumises au vote et les majorités applicables (article 24, 25, 26 de la loi du 10 juillet 1965).

Les documents annexes obligatoires : La convocation doit être accompagnée de l'ensemble des documents nécessaires à la prise de décision des copropriétaires :

• Projet de budget prévisionnel (si AG ordinaire)

• Comptes de l'exercice écoulé

• Projets de contrats ou devis pour les travaux soumis au vote

• Projet de résolution pour chaque point à l'ordre du jour

• Formulaire de pouvoir (pour permettre aux absents de se faire représenter)

Omettre un document annexe obligatoire est une cause fréquente de contestation.

Comment notifier les copropriétaires ?

Trois modes de notification sont admis par la loi :

1. La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) C'est le mode de référence. Il apporte la preuve la plus solide de la notification, avec date certaine de réception. C'est ce que la plupart des syndics bénévoles utilisent.

2. La remise en main propre contre émargement Valable si le copropriétaire signe un document attestant de la réception. Pratique dans les petites copropriétés où tout le monde se connaît, mais attention à bien conserver la preuve.

3. La voie électronique Depuis le décret de 2020, la notification par voie dématérialisée est possible - à condition que chaque copropriétaire concerné ait préalablement donné son accord exprès par écrit pour recevoir les documents de cette façon. Sans cet accord, la notification électronique n'est pas opposable.

Point important : un copropriétaire peut donner son accord pour la voie électronique et le révoquer à tout moment.

Les erreurs à éviter

Les contentieux en AG de copropriété sont souvent liés aux mêmes erreurs récurrentes. Voici celles qui reviennent le plus souvent :

• Délai insuffisant : poster la convocation à J-21 sans tenir compte du délai d'acheminement postal. En pratique, envoyez à J-25 ou J-28 minimum.

• Ordre du jour incomplet ou vague : des formulations comme "questions diverses" ou "divers travaux" ne valent pas résolution. Chaque point doit être précis et associé à un projet de résolution.

• Documents annexes manquants : oublier de joindre un devis, le projet de budget ou le formulaire de pouvoir. L'absence d'un document obligatoire suffit à fragiliser les résolutions correspondantes.

• Erreur sur le lieu : indiquer un lieu ambigu ou inaccessible. Précisez l'adresse complète et si nécessaire le numéro de salle ou d'interphone.

• Notification à une mauvaise adresse : la convocation doit être envoyée à l'adresse que le copropriétaire a communiquée au syndic. Si un copropriétaire n'habite pas dans la copropriété, vérifiez son adresse de correspondance.

Modèle de convocation d'AG copropriété

Voici un modèle de convocation conforme aux exigences légales, que vous pouvez adapter à votre situation.

[Nom de la copropriété] [Adresse]

[Lieu], le [date]

Objet : Convocation à l'assemblée générale ordinaire des copropriétaires

Madame, Monsieur,

En votre qualité de copropriétaire de l'immeuble situé [adresse complète de la copropriété], vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale ordinaire des copropriétaires qui se tiendra :

• Date : [jour, date, mois, année]

• Heure : [heure]

• Lieu : [adresse précise, salle, bâtiment]

En cas de quorum insuffisant, une deuxième assemblée générale se tiendra le [date] à [heure], au même lieu, avec le même ordre du jour.

Ordre du jour :

1. Approbation des comptes de l'exercice [année] - Résolution soumise à la majorité de l'article 24

2. Approbation du budget prévisionnel [année+1] - Résolution soumise à la majorité de l'article 24

3. [Point 3] - Résolution soumise à la majorité de l'article [24 / 25 / 26]

4. Questions diverses

Vous trouverez ci-joints les documents suivants :

• Comptes de l'exercice [année]

• Projet de budget prévisionnel [année+1]

• [Autres documents selon l'ordre du jour]

• Formulaire de pouvoir

Si vous ne pouvez assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par le mandataire de votre choix (autre copropriétaire, conjoint, etc.) en lui remettant le formulaire de pouvoir complété et signé.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom, Nom du syndic bénévole] Syndic bénévole de la copropriété [nom] [Coordonnées]

Comment PetitSyndic génère vos convocations automatiquement

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Conclusion

La convocation d'AG n'est pas un document qu'on bâcle. Elle conditionne la validité juridique de toutes les décisions prises en assemblée. En tant que syndic bénévole, vous n'avez pas le droit à l'erreur : un délai raté ou un document oublié peut vous exposer à une contestation en justice.

Le modèle ci-dessus vous donne une base solide et conforme. Si vous souhaitez gagner du temps et éliminer les risques d'oubli, PetitSyndic gère ces étapes à votre place - gratuitement pour une copropriété.

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