La réponse courte
L’état daté est un document transmis par le syndic au notaire avant la vente d’un lot en copropriété. Il résume la situation comptable du lot à la date de la mutation et sert à éviter qu’un acheteur découvre trop tard des sommes en suspens.
Service-Public le présente comme un document obligatoire, demandé avant la vente, qui permet à l’acquéreur de comprendre les dépenses liées au lot et les sommes restant éventuellement dues. On est donc sur un outil de sécurité de la transaction, pas sur une formalité accessoire.
Ce que disent les sources officielles
Service-Public explique que, avant la vente, le syndic établit et transmet l’état daté au notaire, et que le document informe l’acheteur sur la situation comptable du lot : service-public.fr.
La loi du 10 juillet 1965, à son article 10-1, prévoit que les honoraires et frais liés à l’établissement de l’état daté à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation sont plafonnés par décret : Légifrance.
Le décret n° 2020-153 du 21 février 2020 fixe ce plafond à 380 € TTC : décret n° 2020-153. Ce n’est pas une marge de négociation floue. C’est un plafond réglementaire.
L’ANIL rappelle aussi, dans sa fiche sur l’achat d’un logement en copropriété, que l’état daté fait partie des documents utiles à la vente et à la compréhension des charges qui suivront l’acquéreur : anil.org.
Ce qu’il contient vraiment
| Partie | Ce qu’on regarde |
|---|---|
| Sommes dues par le vendeur | Charges, provisions exigibles, impayés et éventuels frais encore dus au syndicat. |
| Sommes dues par le syndicat au vendeur | Trop-perçus, remboursements ou sommes qui doivent revenir au copropriétaire cédant. |
| Sommes à charge du nouvel acquéreur | Appels de fonds, charges et conséquences financières attachées au lot après la vente. |
Le piège classique, c’est de lire l’état daté comme une simple facture. En pratique, il sert surtout à faire le lien entre les comptes, la mutation et le notaire. C’est précisément ce qui permet d’éviter le flou au moment du transfert de propriété.
Si les comptes de copropriété sont mal tenus, les trois blocs se contredisent vite. C’est là que la fiche synthétique, l’immatriculation et les comptes approuvés deviennent indispensables pour recouper les chiffres.
Comment préparer la demande sans perdre une semaine
Vérifier que la vente concerne une copropriété
L’état daté intervient lors d’une mutation à titre onéreux d’un lot ou de plusieurs lots objets d’une même mutation.
Faire demander le document au syndic
Le notaire le sollicite en pratique, ou le copropriétaire vendeur peut le demander directement avant la signature.
Relire les trois parties
Contrôlez les sommes dues par le vendeur, celles dues par le syndicat au vendeur et celles qui incomberont au nouvel acquéreur.
Comparer avec les autres pièces
Faites coïncider l’état daté avec la fiche synthétique, l’immatriculation et les comptes approuvés.
Contester un montant excessif
Si les honoraires dépassent le plafond réglementaire, utilisez le modèle de contestation ou demandez une régularisation écrite.
Dans une vente simple, le notaire demande le document au syndic. Le vendeur peut aussi anticiper et demander la pièce plus tôt pour éviter le coup de stress de la dernière semaine. En pratique, c’est souvent plus efficace qu’attendre que tout remonte au dernier moment.
Gardez aussi un œil sur la fiche synthétique et sur le règlement de copropriété. Le premier donne une photo rapide de la copropriété, le second rappelle le cadre de fond, et l’état daté complète la couche transactionnelle.
Pour aller plus loin, relisez aussi le guide vente d’un logement en copropriété, la fiche synthétique, l’immatriculation de copropriété et le règlement de copropriété. Quand ces documents racontent la même histoire, la vente avance proprement.
Quand le montant est trop élevé
Si le syndic facture plus de 380 € TTC pour l’établissement de l’état daté, il faut réagir. Service-Public propose un modèle de lettre pour contester le montant lorsqu’il dépasse le plafond fixé par décret : service-public.fr.
Le plafond s’applique à la mutation à titre onéreux d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation. Autrement dit, le syndic ne peut pas refaire le prix au gré du dossier. Il doit rester dans la limite réglementaire.
Si la facture contient des lignes floues ou des frais qui ressemblent à autre chose qu’un état daté, demandez un détail écrit. C’est souvent là que les écarts se repèrent le plus vite.
Questions fréquentes
À quoi sert l’état daté ?
Service-Public indique qu’il est transmis au notaire avant la vente et qu’il informe l’acquéreur sur la situation comptable du lot vis-à-vis de la copropriété.
Qui demande l’état daté ?
En pratique, le notaire le demande avant la signature de l’acte. Le copropriétaire vendeur peut aussi le solliciter pour préparer la vente plus tôt.
Combien peut coûter un état daté ?
Les honoraires et frais liés à l’état daté ne peuvent pas dépasser 380 € TTC pour une mutation à titre onéreux d’un lot, ou de plusieurs lots objets de la même mutation.
Peut-on contester une facture trop élevée ?
Oui. Service-Public met à disposition un modèle de lettre pour contester le montant facturé par le syndic lorsqu’il dépasse le plafond réglementaire.
Information à jour au . Cet article est informatif et ne constitue pas un avis juridique personnalisé. Pour une vente déjà signée ou une contestation difficile, demandez l’avis de votre notaire, de votre ADIL ou d’un avocat spécialisé.