La réponse courte
La fiche synthétique est obligatoire dans toutes les copropriétés. Elle résume l’identification du syndicat, ses caractéristiques techniques et ses principaux indicateurs financiers. Elle peut être demandée gratuitement par tout copropriétaire.
Ce n’est pas un papier accessoire. C’est souvent le premier document à regarder quand on veut savoir si la copropriété est suivie correctement ou si la gestion part à vau-l’eau.
Ce que Service-Public et la loi imposent
Service-Public rappelle que la fiche synthétique informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l’état de l’immeuble : service-public.gouv.fr.
L’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic d’établir cette fiche et prévoit des pénalités en cas de retard de communication : Légifrance.
Le décret du 21 décembre 2016 en fixe le contenu détaillé, notamment l’identification de la copropriété, le numéro d’immatriculation, les caractéristiques du bâti et les données financières essentielles : décret n° 2016-1822.
Les informations qui doivent y figurer
Identité
Nom, adresse, syndic et numéro d’immatriculation.
Finances
Charges, dettes, impayés et fonds travaux.
Bâti
Lots, bâtiments, chauffage, ascenseurs et période de construction.
La fiche synthétique peut être extraite du registre national des copropriétés. C’est important : si l’immatriculation est propre, la fiche sera plus facile à produire. Si les données sont bancales, tout le reste devient pénible.
Les données financières doivent être cohérentes avec les comptes approuvés et les documents de gestion. Un montant d’impayés qui ne colle pas, un fonds travaux absent ou un numéro d’immatriculation obsolète, et vous perdez immédiatement en crédibilité.
Qui la demande et qui la met à jour ?
Identifier le document
Vérifiez qu’il s’agit bien de la fiche synthétique et non d’un simple état des comptes ou d’un document interne.
Contrôler les données
Le numéro d’immatriculation, la date de mise à jour, les lots, les impayés et le fonds travaux doivent être cohérents.
Vérifier le délai annuel
La fiche doit être mise à jour chaque année et dans les 2 mois suivant la notification du PV d’approbation des comptes.
Demander la copie
Tout copropriétaire peut demander la fiche au syndic, qui dispose d’un mois pour la communiquer.
Réagir en cas d’oubli
En cas de retard, une pénalité quotidienne peut être appliquée et déduite de la rémunération du syndic.
Le syndic doit établir la fiche synthétique chaque année. Il doit la mettre à jour dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de l’exercice clos. Là encore, le délai est concret. Pas “quand on aura le temps”.
Tout copropriétaire peut demander une copie au syndic. Celui-ci dispose d’un mois pour la fournir. En cas de retard, la loi prévoit une pénalité de 15 € par jour de retard, déduite de sa rémunération forfaitaire annuelle.
Pour les petites copropriétés ou les reprises de gestion, relisez aussi le guide immatriculation copropriété et le guide du syndic bénévole. La fiche synthétique est souvent le test le plus simple de la rigueur de gestion.
Pourquoi elle compte pour les ventes et les aides
La fiche synthétique est utile lors des ventes. Elle peut être annexée à la promesse ou à l’acte de vente et elle aide les acquéreurs à comprendre rapidement le fonctionnement de la copropriété.
Elle est aussi utile pour les dossiers d’aide et pour les opérations de rénovation. Une copropriété qui ne sait pas sortir sa fiche à jour donne l’impression qu’elle n’est pas prête à porter un projet lourd.
Pour compléter la chaîne, relisez aussi le guide vente d’un logement en copropriété, le guide état daté, le guide carnet d’entretien, le guide plan de sauvegarde et le guide rénovation énergétique.
Questions fréquentes
À quoi sert la fiche synthétique ?
Service-Public indique qu’elle informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l’état de l’immeuble. Elle facilite aussi les ventes et la compréhension de la situation financière.
Qui doit l’établir ?
Le syndic établit la fiche synthétique, et elle peut être extraite du registre national des copropriétés. En cas d’administration provisoire, le représentant légal en charge de la copropriété peut également la produire.
Quel est le délai pour la mise à jour ?
La fiche synthétique doit être mise à jour chaque année, dans les 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal d’assemblée générale ayant approuvé les comptes.
Que se passe-t-il si le syndic ne la fournit pas ?
Le copropriétaire peut la demander par tous moyens. Si le syndic ne la transmet pas dans le mois, une pénalité de 15 € par jour de retard peut être appliquée et imputée sur sa rémunération forfaitaire annuelle.
Information à jour au . Cet article est informatif et ne constitue pas un avis juridique personnalisé. En cas de refus de communication ou d’erreur de fiche, demandez l’avis de votre ADIL ou d’un avocat spécialisé.