Documents copropriété et GED
Centralisez les documents de copropriété : PV d’AG, règlement, devis, factures, diagnostics et appels de fonds dans un espace sécurisé.
GED copropriété pour syndic bénévole
Fini les dossiers papier éparpillés et les fichiers perdus dans les emails. PetitSyndic centralise la documentation de l'immeuble dans un espace organisé : procès-verbaux d'assemblée générale, règlement de copropriété, devis, factures, diagnostics, contrats, assurances et documents liés aux appels de fonds.
Pour un syndic bénévole, l'enjeu n'est pas seulement de stocker des PDF. Il faut retrouver rapidement le bon document, savoir à quelle décision ou quel exercice il se rattache, et préparer la transmission si un nouveau syndic reprend la gestion.
Ce que vous pouvez faire
- Catégories prédéfinies : PV d'AG, règlement de copropriété, diagnostics, devis, factures, assurances... Tout est classé automatiquement
- Association aux entités : Liez un document à un lot, un copropriétaire, une assemblée générale ou un exercice budgétaire
- Recherche rapide : Retrouvez n'importe quel document en quelques secondes grâce à la recherche par nom, catégorie ou date
- Favoris : Marquez vos documents les plus consultés pour y accéder en un clic
- Formats acceptés : PDF, images, Word, Excel, ZIP, TXT, CSV — jusqu'à 50 Mo par fichier
- Téléchargement instantané : Accédez à vos documents depuis n'importe quel appareil, à tout moment
- Archivage par contexte : conservez les documents près de l'AG, du budget, du lot ou du copropriétaire concerné
Les documents à ne pas perdre
- Règlement de copropriété et modificatifs
- Procès-verbaux des assemblées générales
- Contrats en cours : assurance, entretien, maintenance, énergie
- Devis et factures de travaux
- Diagnostics et documents techniques
- Appels de fonds et documents budgétaires
- Correspondances importantes liées à la gestion
Cadre à connaître
Le syndic est chargé de conserver les documents relatifs à la copropriété et de transmettre les pièces utiles en cas de changement de gestion. Pour les syndics professionnels, le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 fixe aussi une liste minimale de documents dématérialisés dans un espace sécurisé en ligne : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000038501555
En syndic bénévole, gardez surtout une règle simple : un document important doit être daté, classé, retrouvable et exportable. Le jour où un copropriétaire demande un ancien PV ou un règlement de copropriété, vous devez répondre sans fouiller trois boîtes mail.
Questions fréquentes
Quel logiciel utiliser pour classer les documents de copropriété ?
Un syndic bénévole doit pouvoir stocker, rechercher et relier les documents aux bons événements : AG, budget, lot, copropriétaire, appel de fonds ou exercice. PetitSyndic sert de GED simple pour cette gestion documentaire courante.
Quels types de fichiers puis-je uploader ?
Vous pouvez stocker des PDF, des images (JPG, PNG), des documents Word et Excel, des archives ZIP, ainsi que des fichiers texte et CSV. La taille maximale est de 50 Mo par fichier.
Puis-je associer un document à un lot ou un copropriétaire ?
Oui, chaque document peut être lié à une entité spécifique : un lot, un copropriétaire, une assemblée générale, un appel de fonds ou un exercice budgétaire.
PetitSyndic est-il un extranet réglementaire de syndic professionnel ?
PetitSyndic fournit un espace documentaire sécurisé adapté aux petites copropriétés et aux syndics bénévoles. Si vous devez respecter les obligations propres à un syndic professionnel, vérifiez la liste réglementaire applicable et vos obligations avec un professionnel.
Mes documents sont-ils en sécurité ?
Absolument. Vos fichiers sont stockés de manière sécurisée et ne sont accessibles qu'aux membres autorisés de votre copropriété. Chaque immeuble dispose de son espace isolé.
Autres fonctionnalités
Gestion de votre immeuble
Centralisez lots, tantièmes et copropriétaires dans un tableau de bord intuitif. Gérez votre copropriété en ligne avec PetitSyndic.
Appels de fonds copropriété
Générez vos appels de fonds de copropriété : tantièmes, PDF, suivi des paiements et relances pour syndic bénévole.
Budget et exercices
Planifiez votre budget annuel de copropriété et suivez les charges générales et spéciales avec répartition intelligente.
Répartition des charges
Répartissez les charges de copropriété au tantième avec flexibilité. Clés personnalisées, exclusions et calculs automatiques.
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