La réponse courte
Une assemblée générale de copropriété peut permettre la participation par visioconférence, audioconférence ou autre moyen de communication électronique. La décision doit être prise en amont et les moyens techniques doivent permettre d’identifier chaque participant.
En pratique, la visioconférence sert à éviter l’absentéisme subi, surtout dans les petites copropriétés ou quand les copropriétaires sont dispersés. Mais il faut l’organiser comme un vrai mode de vote, pas comme un appel vidéo improvisé.
Ce que disent les textes
Moyens techniques
L’AG décide des supports de participation et des garanties d’identification.
Prévenance
Le copropriétaire doit informer le syndic trois jours francs avant l’AG.
Identification
La solution choisie doit garantir l’identité de chaque participant.
Service-Public précise qu’une AG peut se tenir avec des participants en visioconférence, audioconférence ou autre moyen électronique, à condition que l’AG ait décidé au préalable des moyens et garanties techniques : service-public.fr.
L’ANIL rappelle que la participation à distance n’est pas une option improvisée : elle suppose une décision préalable de l’assemblée et un cadre permettant l’identification des copropriétaires : anil.org.
Légifrance, à l’article 13-1 du décret de 1967, précise que les moyens techniques doivent permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations : Légifrance.
Comment la mettre en place ?
Vérifier la décision préalable
Contrôlez que l’AG a bien décidé des moyens et garanties techniques de participation à distance.
Prévenir le syndic
Informez le syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion si vous souhaitez participer à distance.
Vérifier l’identité
Assurez-vous que les moyens techniques permettent l’identification du copropriétaire.
Tester la connexion
Validez le son, l’image et la stabilité de la liaison avant l’ouverture de séance.
Relire la feuille de présence
Après l’AG, contrôlez que votre participation à distance figure correctement sur la feuille de présence.
Le syndic doit prévoir le matériel, les essais de connexion et les consignes de vote. Une visioconférence réussie est d’abord une visioconférence préparée. Si l’audio coupe au moment des résolutions, le vote devient immédiatement plus fragile.
Les coûts des moyens techniques sont supportés par le syndicat des copropriétaires. Ce point compte quand on compare la participation à distance avec le simple vote par correspondance.
Pour gérer le reste de la séance, relisez aussi le guide convocation d’AG, le guide vote par correspondance et le guide feuille de présence.
Questions fréquentes
Une AG peut-elle se tenir en visioconférence ?
Oui, si l’assemblée générale a décidé des moyens techniques et des garanties d’identification permettant la participation à distance.
Quel délai faut-il respecter pour participer à distance ?
Le copropriétaire qui souhaite participer par visioconférence, audioconférence ou autre moyen électronique doit en informer le syndic trois jours francs au plus tard avant l’AG.
Qui supporte les coûts techniques ?
Service-Public indique que les coûts des moyens et supports techniques permettant la participation électronique sont supportés par le syndicat des copropriétaires.
La participation à distance remplace-t-elle le vote par correspondance ?
Non. Ce sont deux modalités distinctes de participation. La participation à distance suppose une connexion active, alors que le vote par correspondance repose sur un formulaire transmis avant l’AG.