La réponse courte
Le copropriétaire peut voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale au moyen d’un formulaire type. Pour être pris en compte, ce formulaire doit arriver au syndic dans les délais et être rattaché proprement à la feuille de présence.
En pratique, le vote par correspondance évite qu’une AG se tienne à moitié vide. Mais il ne dispense pas de vérifier la convocation, les pièces jointes et la version finale des résolutions votées.
Ce qu’il faut retenir
Formulaire type
Le modèle fixé par arrêté doit accompagner la convocation.
Délai
Le syndic doit le recevoir au plus tard trois jours francs avant l’AG.
Effet du vote
Une résolution amendée peut neutraliser le vote favorable initial.
Service-Public indique que la feuille de présence mentionne les copropriétaires ayant voté par correspondance, avec la date de réception du formulaire par le syndic : service-public.fr.
L’ANIL rappelle qu’un formulaire type doit être joint à la convocation et que le vote par correspondance reste une modalité de participation à part entière : anil.org.
Légifrance précise dans l’article 9 bis du décret du 17 mars 1967 que le formulaire doit être réceptionné au plus tard trois jours francs avant la réunion : Légifrance.
Comment voter sans se tromper ?
Vérifier la convocation
Contrôlez que le formulaire type de vote par correspondance est joint à la convocation.
Remplir question par question
Répondez à chaque résolution avec un sens clair de vote pour éviter les ambiguïtés.
Respecter le délai de réception
Transmettez le formulaire au syndic au plus tard trois jours francs avant l’AG.
Conserver la preuve
Gardez la trace de l’envoi et vérifiez que la date de réception figure sur la feuille de présence.
Relire le PV après l’AG
Si une résolution a été amendée, contrôlez que le vote a bien été traité selon les textes applicables.
Le formulaire doit être rempli sans ambiguïté. Un vote vague, contradictoire ou incomplet finit mal, car il devient difficile à intégrer correctement aux calculs de majorité.
Si une résolution est modifiée pendant l’AG, le vote favorable par correspondance sur cette résolution est traité comme un vote défaillant. C’est un point de vigilance majeur, souvent oublié quand on prépare la séance trop vite.
Si le copropriétaire ou son mandataire est finalement présent à l’AG, le vote par correspondance n’est pas comptabilisé au moment du vote. Dans ce cas, la présence ou la représentation prend le dessus sur le formulaire.
Les bons réflexes
Preuve de réception
Gardez un email, un accusé ou tout élément montrant que le syndic a reçu le formulaire à temps.
Vote cohérent
Chaque résolution doit avoir un sens de vote clair pour éviter l’interprétation a posteriori.
Convocation complète
Le formulaire type ne sert à rien s’il manque les pièces qui permettent de comprendre les résolutions.
Quand le syndic gère bien la chaîne convocation, formulaire, feuille de présence et procès-verbal, le vote par correspondance devient un outil de continuité. Quand il est géré à la main, il devient vite un motif de contestation.
Pour relier cette mécanique au reste de l’AG, relisez aussi le guide convocation d’AG, le guide feuille de présence et le guide procès-verbal.
Si vous préférez participer en direct, le guide sur la visioconférence en AG couvre le cas de la participation à distance en temps réel.
Questions fréquentes
Le formulaire de vote par correspondance doit-il être joint à la convocation ?
Oui. Le formulaire type fait partie des pièces à joindre à la convocation de l’assemblée générale, avec les documents utiles au vote.
Quel est le délai pour que le formulaire soit pris en compte ?
Le formulaire doit être réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion. Si l’envoi se fait par email à l’adresse indiquée par le syndic, la réception est présumée à la date de l’envoi.
Que se passe-t-il si la résolution est modifiée pendant l’AG ?
Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
Peut-on être présent à l’AG après avoir voté par correspondance ?
Si le copropriétaire ou son mandataire est finalement présent à l’AG, le formulaire de vote par correspondance n’est pas pris en compte au moment du vote.