La réponse courte
Une assemblée générale doit être convoquée régulièrement, au moins une fois par an. La convocation doit parvenir à chaque copropriétaire au moins 21 jours calendaires avant la réunion, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété.
Si la convocation est incomplète ou envoyée trop tard, la décision prise en AG peut être contestée. Autrement dit, la technique de convocation fait partie du résultat final.
Le cadre pratique à respecter
| Point clé | Règle |
|---|---|
| Délai | Au moins 21 jours calendaires avant la date de l’AG. |
| Destinataires | Tous les copropriétaires, avec cas particuliers pour indivision, démembrement, époux communs en biens et SCI. |
| Forme | LRAR, LRE ou remise contre récépissé / émargement. |
| Documents | Pièces justificatives des dépenses, contrats, factures et note d’explication des charges collectives. |
Le syndicat s’exprime en AG, et Service-Public rappelle qu’une assemblée générale doit avoir lieu au moins une fois par an : service-public.fr.
L’ANIL confirme que la convocation doit partir au moins 21 jours avant la tenue de l’AG et qu’elle peut être électronique si le copropriétaire y a consenti : anil.org.
Comment préparer la convocation ?
Fixer la date et l’ordre du jour
Préparez les résolutions à voter et vérifiez les délais de convocation applicables.
Notifier la convocation
Envoyez la convocation à chaque copropriétaire par un moyen autorisé, en respectant le délai minimal.
Joindre les documents utiles
Mettez à disposition les pièces nécessaires pour comprendre et voter les résolutions.
Tenir l’assemblée générale
Faites voter les résolutions selon la bonne majorité et consignez les résultats.
Rédiger et notifier le procès-verbal
Formalisez les décisions prises afin qu’elles puissent être exécutées proprement.
La convocation doit contenir les résolutions soumises au vote. L’ordre du jour doit être lisible, précis et cohérent avec les pièces jointes, sinon la discussion en AG devient inutilement fragile.
Entre l’envoi de la convocation et l’AG, le syndic doit mettre certains documents à disposition de chaque copropriétaire, notamment les justificatifs des dépenses annuelles du syndicat et les éléments utiles au calcul de certaines charges collectives.
Si vous ne pouvez pas être présent, consultez aussi notre guide sur la procuration pour AG pour représenter proprement un copropriétaire absent.
Pour le cas où vous n’êtes ni présent ni représenté, relisez aussi le guide sur le vote par correspondance afin de sécuriser le formulaire avant l’assemblée.
Si le lot est détenu en indivision ou en démembrement, le bon réflexe est de vérifier le représentant du lot avant d’envoyer la convocation. Le guide sur l’indivision et le démembrement détaille ce point qui bloque souvent les petites successions.
Si le lot appartient à une SCI, la convocation doit partir au gérant. Le guide sur la SCI en copropriété détaille ce cas particulier sans faire perdre du temps au syndic.
Si le lot appartient à des époux communs en biens, la convocation doit viser les deux époux. Le guide sur les époux communs en biens en copropriété précise ce cas de notification qui est souvent mélangé avec l’indivision.
Si votre copropriété autorise la participation à distance, gardez aussi sous la main le guide sur la visioconférence en AG pour préparer les moyens techniques.
Pour préparer un ordre du jour solide, relisez aussi le guide syndic bénévole et le guide appels de fonds.
Vote et procès-verbal
Les règles de vote varient selon la nature de la résolution. Service-Public distingue les décisions relevant de l’article 24, de l’article 25 et de l’article 26 de la loi de 1965 : service-public.fr.
Les désignations ou révocations du syndic et des membres du conseil syndical relèvent en principe de la majorité absolue de l’article 25. L’article 17 de la loi de 1965 rappelle que les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale et exécutées par un syndic : Légifrance.
Pour cadrer un changement de gestionnaire, relisez aussi le guide choix et désignation du syndic et le guide révocation du syndic.
Après le vote, le procès-verbal doit refléter clairement les décisions prises. C’est ce document qui permettra ensuite l’exécution des résolutions et, en cas de contestation, l’analyse de la régularité de l’assemblée.
Questions fréquentes
Quel est le délai minimal pour convoquer une AG de copropriété ?
La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours calendaires avant la date de l’assemblée générale, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété.
Peut-on envoyer la convocation par email ?
Oui, si le copropriétaire a accepté la notification électronique. Depuis le 9 avril 2024, la convocation, le procès-verbal et les mises en demeure peuvent être envoyés par voie électronique dans les conditions prévues par les textes.
Quels documents doivent être disponibles entre la convocation et l’AG ?
Le syndic doit mettre à disposition les documents justifiant les dépenses annuelles du syndicat, par exemple les factures, contrats de fourniture et d’exploitation, ainsi qu’une note expliquant certains calculs de charges collectives.
Quelles majorités s’appliquent en assemblée générale ?
Les règles de vote dépendent de la nature de la résolution. Certaines décisions relèvent de l’article 24, d’autres de l’article 25 ou de l’article 26. Les désignations du syndic et du conseil syndical relèvent en principe de la majorité absolue de l’article 25.