La réponse courte
La feuille de présence d’une assemblée générale doit recenser les copropriétaires présents, représentés, ceux qui participent à distance et ceux qui ont voté par correspondance. Elle est signée par les présents physiques ou leurs mandataires, puis certifiée par le président de séance.
C’est un document technique, mais c’est aussi une pièce centrale du vote. Si elle est mal tenue, tout le reste devient contestable plus vite qu’on ne le croit.
Ce que disent Service-Public et l’ANIL
Service-Public précise que la feuille de présence indique le nom, le domicile et le nombre de voix de chaque copropriétaire, y compris les participants à distance et les votes par correspondance : service-public.fr.
La même page rappelle qu’elle doit être certifiée exacte par le président de séance et annexée au procès-verbal. L’ANIL confirme cette mécanique et insiste sur la régularité des votes : anil.org.
Pour le détail du formulaire transmis avant l’AG, relisez aussi le guide sur le vote par correspondance.
Pour les participants qui ne sont pas physiquement sur place mais qui interagissent en direct, relisez aussi le guide sur la visioconférence en AG.
En pratique, la feuille de présence n’est pas un simple tableau administratif. Elle sert à prouver qui pouvait voter, avec quelles voix et dans quelles conditions.
Ce qu’elle doit contenir
Participants
Présents physiquement, mandataires, participants à distance, votes par correspondance.
Voix
Nom, domicile, tantièmes ou voix de chaque copropriétaire et date de réception du vote par correspondance.
Signature
Signature des présents physiques, ou du mandataire lorsqu’il représente un copropriétaire.
Si une personne arrive en retard ou part avant la fin, l’heure doit être mentionnée. C’est un détail qui semble petit, mais qui évite de gros débats plus tard.
Pour l’enchaînement complet, relisez aussi le guide convocation d’AG et le guide majorités d’AG.
Comment la remplir proprement ?
Lister les participants
Inscrivez les copropriétaires présents, représentés, en visioconférence et les votes par correspondance.
Reporter les voix
Indiquez le nombre de voix ou tantièmes de chacun selon les règles de la copropriété.
Faire signer les présents
La feuille est signée par les copropriétaires présents physiquement ou leur mandataire.
Faire certifier la feuille
Le président de séance vérifie et certifie la feuille de présence.
Joindre au procès-verbal
Conservez la feuille avec le procès-verbal et les mandats.
Le syndic la prépare, mais le président de séance la vérifie. Cette double logique évite les erreurs de représentation, surtout quand plusieurs copropriétaires votent par procuration ou à distance.
La feuille doit ensuite être annexée au procès-verbal. Ne la laissez pas dans un classeur séparé “en attendant”. C’est justement cette annexion qui lui donne sa place dans le dossier d’AG.
Si vous gérez les votes de bout en bout, relisez aussi le guide procuration AG, le guide vote par correspondance, le guide visioconférence en AG et le guide procès-verbal AG.
Pourquoi elle compte autant
La feuille de présence permet de calculer correctement les majorités, de vérifier la qualité d’opposant ou de défaillant et d’appuyer une contestation si la réunion a été irrégulière.
À défaut de feuille fiable, vous perdez le fil des voix. Et sans fil des voix, le PV devient beaucoup plus vulnérable. C’est le piège classique des AG “faites à l’ancienne” sans contrôle sérieux des signatures.
Pour replacer cette pièce dans le contentieux éventuel, relisez le guide contestation AG et le guide règlement de copropriété.
Questions fréquentes
La feuille de présence est-elle obligatoire ?
Oui. Service-Public indique qu’elle est tenue à chaque assemblée générale et qu’elle doit être annexée au procès-verbal.
Qui signe la feuille de présence ?
Les copropriétaires présents physiquement ou leurs mandataires signent la feuille de présence. Les participants à distance ne signent pas de la même façon.
Qui certifie la feuille de présence ?
Le président de séance désigné par l’assemblée générale certifie la feuille de présence comme exacte.
Que se passe-t-il si la feuille manque ?
L’absence de feuille de présence peut fragiliser l’assemblée générale et alimenter une contestation, car les participations et les voix ne sont plus traçables de manière fiable.
Information à jour au . Cet article est informatif et ne constitue pas un avis juridique personnalisé. En cas de doute sur les signatures, les procurations ou la validité du vote, consultez votre ADIL ou un avocat spécialisé.