La réponse courte
En cas de changement de syndic, l’ancien syndic doit remettre au nouveau syndic la situation de trésorerie, les références bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque dans un délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions. Il doit ensuite remettre l’ensemble des documents et archives du syndicat dans le délai d’un mois.
Si les pièces ne suivent pas, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut mettre en demeure l’ancien syndic. Si la mise en demeure reste sans effet, le juge des référés peut ordonner la remise sous astreinte. C’est la mécanique de base. Tout le reste n’est qu’habillage.
Ce que disent les textes officiels
L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose ces délais de transmission : Légifrance.
Service-Public résume la même règle pour les copropriétaires : l’ancien syndic doit transmettre les documents, y compris ceux dématérialisés, dans des formats téléchargeables et imprimables : service-public.fr.
L’ANIL rappelle que la trésorerie, les fonds immédiatement disponibles et les archives doivent être remis sans délai inutile, et que l’action en référé reste possible si le syndic bloque la transmission : anil.org.
Le changement de syndic ne doit pas produire de trou de gestion. C’est aussi pour cela qu’il faut relier la passation au nouveau mandat, au carnet d’entretien et aux documents de vente. Le problème n’est pas seulement administratif. Il est opérationnel.
Les pièces à récupérer
| Document | Pourquoi il compte |
|---|---|
| Situation de trésorerie | Elle permet au nouveau syndic de reprendre les comptes sans inventer les soldes. |
| Coordonnées bancaires | Elles servent à rétablir les accès et à sécuriser la gestion courante. |
| Archives du syndicat | PV, contrats, budgets, appels de fonds, courriers et pièces comptables doivent être récupérés. |
| Documents dématérialisés | Ils doivent être remis dans un format téléchargeable et imprimable, pas dans un dossier verrouillé. |
Le piège classique, c’est de demander “les archives” sans liste précise. Mauvaise idée. Il faut demander la trésorerie, les comptes, les PV, les contrats, les carnets d’entretien, les devis, les factures et les accès utiles. Sinon, on récupère un demi-dossier et on appelle ça une passation.
Si le carnet d’entretien n’est pas dans le lot transmis, relisez le guide carnet d’entretien de copropriété. C’est souvent lui qui révèle si le transfert a été fait sérieusement ou non.
Comment réagir si le syndic bloque
Lister les pièces à récupérer
Préparez une liste précise des fonds, comptes, contrats, PV et archives à remettre.
Formaliser la demande
Demandez la remise dans un écrit daté en rappelant les délais légaux.
Suivre les délais
Vérifiez la remise de la trésorerie sous quinze jours et des archives sous un mois.
Envoyer une mise en demeure
Si la transmission bloque, mettez le syndic sortant en demeure sans tarder.
Saisir le juge si besoin
En dernier recours, demandez au juge des référés d’ordonner la remise sous astreinte.
Commencez par une mise en demeure claire. Pas un mail flou, pas un message qui se perd. Une demande datée, précise, avec la liste des pièces attendues et le délai de remise.
Si rien ne bouge, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le juge des référés pour obtenir la remise sous astreinte. Là, on passe du “merci de transmettre” au “vous allez transmettre”. La différence est nette.
Pour la trésorerie, gardez aussi à portée de main le guide sur le compte bancaire séparé du syndicat. Les références bancaires et les accès font partie du premier paquet à récupérer.
Pour la circulation quotidienne des pièces, le guide sur l’extranet de copropriété montre comment garder les documents accessibles sans les perdre dans des chaînes de mails.
Pour la suite de la passation, relisez aussi le guide changement de syndic en fin de mandat et le guide choix et désignation du syndic.
Questions fréquentes
Quel est le premier délai à respecter ?
L’ancien syndic doit remettre la situation de trésorerie, les références bancaires et les coordonnées de la banque dans un délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions.
Quand les archives doivent-elles être remises ?
L’ensemble des documents et archives du syndicat doit être remis dans le délai d’un mois à compter de la cessation des fonctions.
Que faire si le syndic sortant ne répond pas ?
Il faut lui adresser une mise en demeure. Si elle reste infructueuse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au juge la remise sous astreinte.
Les documents dématérialisés comptent-ils aussi ?
Oui. Ils doivent être remis dans un format téléchargeable et imprimable. Un lien verrouillé qui disparaît au bout de trois jours ne suffit pas.